Rapat Bulanan Pembinaan

1. Rapat pleno bulanan berfungsi untuk memecahkan masalah2 dan memberikan solusi atas permasalahan yang ada.

2. Permasalahan yang terjadi diangkat dari rapat berjenjang yang dilaksanakan di kepaniteraan muda, berikutnya di kepaniteraan dan rapat di sub kesekretariatan, kemudian di kesekretariatan, selanjutnya dibawa dalam rapat pleno bulanan.

3. Rapat berjenjang mengacu ke tugas dan fungsi sesuai jobs desk masing2 kepaniteraan muda dan sub kesekretariatan dan tugas2 lain, yang telah di SK kan oleh KPT, ditinjau dari SOP masing2 kepaniteraan muda dan sub kesekretariatan dan ketentuan2 yang berlaku lainnya.

4. Dari rapat berjenjang dibuat laporan oleh Panmud masing2 dan Kasub masing2 sebagai notulen rapat, dalam format sama dengan format Monev, dalam format yang berbentuk tabulasi, yang terdiri dari: nomor urut, temuan ketidaksesuaian, rekomendasi-tidak harus diisi, tindaklanjut, eviden dan keterangan, laporan diserahkan ke kepaniteraan hukum, dokumen kontrol dan sekretariat ZI, dalam bentuk elektronik.

5. Masing-masing kepaniteraan muda dan sub kesekretariatan, menyerahkan laporan sesuai jadwal waktu yang telah ditentukan dalam SK KPT.

6. Mekanisme kerja rapat berjenjang sampai rapat pleno, harus berjalan efektif, dengan kewajiban pada masing2 pihak terkait harus melakukan koordinasi dan komunikasi yang baik.

7. Masing2 aparatur yang terkait dengan rapat berjenjang harus menyadari pentingnya eviden atau dokumen, untuk kepentingan Satker dan lainnya, guna kemajuan dan pembangunan PT Maluku Utara.

8. Hal yang update terkait dengan kinerja aparatur adalah penilaian satuan kerja instansi, termasuk Satker PT Maluku Utara, dengan hasil penilaian yang sangat memuaskan. Penilaian ini meliputi seluruh Satker khusus untuk MA seluruh satker dibawah MA.

9. Pencapaian penilaian yang sangat memuaskan tersebut berkat kerjasama, koordinasi, komunikasi, tugas dan tanggung jawab, kemampuan, ketrampilan, keahlian, kemauan, kedisplinan, semangat dan lain2 faktor dari seluruh SDM dan ketersediaan anggaran, dan prasarana dan sarana, penerapan seluruh ketentuan dan kewajiban serta tugas, khususnya pemanfaatan teknologi informasi pada masing2 aplikasi.

10. Pencapaian demikian juga tidak lepas dari penerapan manajemen yang baik, efektif dan efisien, dari fungsi2 manajemen dari fungsi perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengawasan yang efektif dan efisien sesuai sistem dan pola manajemen yang efektif dan efisien yang dikembangkan dan dibakukan di PT Maluku Utara.

11. Penilaian terhadap Satker 2021 harus menjadi acuan untuk kemajuan dan pengembangan yang lebih baik untuk tahun 2022 dan tahun2 berikutnya, maka pelaksanaan atas seluruh sistem yang berjalan harus dilaksanakan secara disiplin dan berkemajuan.

12. Atas capaian penilaian kinerja yang sangat memuaskan, wajib dan harus dikembangkan dan dipertahankan, serta diucapkan ucapan penghargaan dan apresiasi yang tinggi dan salut, serta ucapan terimakasih yang setinggi-tingginya.

13. Terkait kedisiplinan, oleh karena sudah ada ketentuan yang terbaru yakni PP nomor 94 tahun 2021, kiranya masalah disiplin menjadi masalah yang panting dan krusial, maka sebagai aparatur berkewajiban untuk mematuhi, baik dalam masalah kinerja, masuk kerja, perizinan, cuti, etika dan perilaku, dan lain2 kewajiban yang berlaku untuk masing2 aparatur, termasuk ketentuan dalam Perma nomor 7,8, dan 9 , serta Maklumat KMA nomor 1 tahun 2017.

Pembinaan PTSP

1. PTSP sebagai sistem pelayanan satuan kerja dalam bentuk satu pintu.

2. Sebagai suatu sistem, PTSP memerlukan kinerja masing2 sub sistem PTSP berjalan atau bekerja sebagai sesuatu yang berjalan dengan sendirinya ( by system).

3. Sebagai suatu sistem dengan demikian PTSP mengharuskan para SDM pendukung yang terkait harus mengetahui tugas dan kewajibannya secara baik.

4. Selain didukung oleh SDM yang mumpuni, PTSP harus dilengkapi dengan sarana dan prasarana yang memadai dan lengkap.

5. Sebagai suatu bentuk pelayanan, PTSP memerlukan standar2 pelayanan tertentu dan penentuan terpenuhi pelayanan tertentu dalam kualitas mutu tertentu.

6. Dalam standar pelayanan , mutu pelayanan dan hasil pelayanan harus transparan, untuk diketahui atau dibaca pihak terlayani atau masyarakat secara luas dan mudah diakses dengan mudah.

7. Di era teknologi informasi, proses-proses pelayanan wajib dilayani dengan elektronik.

8. Proses pelayanan dan hasil pelayanan selain harus terpenuhi kualitas pelayanan dari segi waktu, biaya, mutu atau kualitas, sikap, bentuk, proses dan prosedur, juga harus mengandung sanksi jika tidak terpenuhi pelayanan secara baik, dengan pemberian suatu ganti rugi.

9. Petugas pelayanan disyaratkan harus mumpuni, disiplin, komunikatif, koordinatif, ramah, solutif, tanggap dalam proses pelayanan.

10. Satuan kerja harus mendukung keterpenuhinya sarana dan prasarana yang diperlukan dalam membangun pelayanan dengan sistem PTSP.

11. Penanggung jawab PTSP harus sepenuhnya melaksanakan tugas dan kewajibannya secara baik.

12. Dalam upaya membangun dan meningkatkan kualitas sistem pelayanan PTSP, satuan kerja wajib setiap saat melakukan bimbingan dan pelatihan secara berkala dan berkelanjutan.

13. Dalam waktu tertentu secara pereodik dan berkelanjutan, untuk peningkatan kualitas PTSP, harus dilakukan lomba PTSP.

14. Pimpinan wajib bertanggung jawab melaksakan lomba PTSP sebagai strategi meningkatkan mutu pelayanan dan sistem PTSP.

15. Mutu sistem PTSP ditentukan berdasarkan persyaratan-persyaratan dan ketentuan yang berlaku.

16. Penilaian mutu PTSP dilakukan dalam lomba PTSP berdasarkan ukuran2 yang telah ditetapkan.

17. Satuan kerja harus melaksanakan pembangunan PTSP dengan tanggung jawab, semangat dan motivasi yang tinggi.

Pembinaan di akhir tahun

1. Perlunya penuntasan kinerja tahun berjalan yang tersisa guna penyempurnaan dan perencanaan untuk tahun berikutnya.

2. Meski tahun berjalan mungkin terdapat suatu ketidakberhasilan bukan berarti menjadikan untuk berhenti dalam menggapai suatu tujuan organisasi namun justru harus menjadikan cambuk untuk mencapai kesuksesan dalam mencapai tujuan.

3. Tujuan organisasi dalam tahun berjalan sesuai program yang yang dicanangkan, perlu tetap diupayakan agar berhasil.

4. Dalam tahun 2022 ini untuk Satker pengadilan di Maluku Utara, sesuai program nasional berupaya untuk meraih zone integritas.

5. Meski belum ada yang berhasil dalam menggapai zone integritas, untuk tahun 2022 harus diniatkan bersama, harus sama2 untuk dapat diraih.

6. Untuk tahun 2021 dalam membangun ZI, Satker Pengadilan Tinggi Maluku Utara dan Pengadilan Negeri Tobelo berhasil sampai tahap penilaian di Menpan RB, namun belum berhasil meraih ZI, sedang Satker yang lain belum bisa lolos ke Menpan RB, maka pada tahun 2022 dari mulai bulan Januari 2022 sampai Desember 2022 , pembangunan ZI harus terus berjalan berkelanjutan tidak boleh ada jeda atau berhenti.

7. Pelaksanaan program2 kegiatan termasuk ZI dan akreditasi, harus dilaksanakan dengan pendekatan manajemen yang baik, dengan pendekatan fungsi2 manajemen, dari fungsi perencanaan, fungsi pengorganisasian, fungsi pelaksanaan dan fungsi pengendalian atau pengawasan, harus terlaksana secara baik.

8. Pada masing2 bagian pekerjaan yang masih kurang, agar diperbaiki untuk solusi dari permasalahan yang terjadi.

9. Atas seluruh temuan ketidaksesuaian, untuk dianalisis penyebabnya, diberikan perbaikan atau solusi, diupayakan pencegahannya agar tidak timbul kembali, serta ditindaklanjuti dengan disertai suatu bukti atau eviden.

10. Setiap kegiatan atau kinerja suatu tim, harus dilakukan suatu monitoring dan evaluasi(monev), dengan dibuat pelaporan atas monev sesuai model atau bentuk yang sudah ditentukan atau di SK kan, untuk bentuk monev agar seragam untuk se Maluku Utara dan sudah di SK kan KPT, berbentuk form berbentuk tabulasi, dari kiri ke kanan, nomor urut, temuan ketidaksesuaian, rekomendasi, tindaklanjut, eviden dan keterangan.

11. Mengenai bentuk monev itu agar seragam untuk menghindari suatu temuan2 dalam pengawasan atau asessmen.

12. PTSP yang setiap tahun dilombakan agar menjadikan program dalam ikutan lomba.

13. Pengisian data aplikasi PTSP agar lengkap, tepat waktu, disiplin, karena disetiap Satker masih terdapat pengisian aplikasi PTSP yang tidak lengkap, tidak tepat waktu dan tidak disiplin.

14. Pengisian LHKPN, LHKASN, pakta integritas, pajak tahunan, bulan Januari 2022 seluruh aparatur pada setiap Satker harus tuntas pelaksanaan dan pengisiannya.

15. Zone integritas pada bulan Februari 2022 pada setiap Satker untuk dievaluasi secara elektronik, guna dikirim ke Bawas, maka semua wajib menyiapkan diri termasuk kelengkapan pelaksanaam ZI tahun 2021 dan awal kegiatan ZI tahun 2022.

Hormat

Dr. H. Suharjono, S.H., M.Hum.