Memahami Urgensi Sistim Operasional Prosedur SOP Kaitannya dengan Peningkatan Kualitas Kinerja Manajemen Organisasi
Oleh Dr. H. Suharjono, S.H., M.Hum.
Kinerja suatu organisasi atau lembaga memerlukan penatakelolaan yang baik, tersistim, terencana, terprogram, termonitor dan terevaluasi dan terkendali sedemikian rupa yang menjadikan kinerja organisasi melaksanakan ciri-ciri dan prinsip2 organisasi yang baik dan modern, yakni bersifat efektif dan efisien dari mulai perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan hingga pengawasan atau pengendaliannya.
Suatu organisasi didirikan pada hakikatnya tentu memiliki maksud dan tujuan tertentu. Dengan adanya maksud dan tujuan tersebut, tentu dalam pencapaiannya memerlukan suatu strategi tertentu yang diupayakan untuk dapat dilaksanakan guna mencapai maksud dan tujuan organisasi.
Suatu organisasi tentu terdiri atau berisi sekumpulan orang atau kelompok orang yang bekerjasama melaksanakan suatu tugas atau kegiatan guna mencapai tujuan organisasi. Dalam bekerjasama tersebut, orang2 dalam organisasi melaksanakan suatu kegiatan atau pekerjaan yang terwujud dalam bentuk kinerja.
Suatu kinerja memerlukan suatu sistim yang bersifat teratur dan terukur guna peningkatan kualitas kinerja. Kinerja sebagai pelaksanaan dari suatu pekerjaan, yang merupakan tugas yang dibebankan, atau sebagai pelaksanaan suatu fungsi dari organisasi atas beban tugas yang diberikan, baik dari segi kuantitas, kualitas maupun waktu, memerlukan suatu sistim atas pelaksanaan prosedur yang ditentukan berupa suatu SOP.
Sistim operasional prosedur SOP, sebagai suatu penuntun, pedoman, tolok ukur dalam bekerja, guna mewujudkan suatu kinerja, sebagai salah satu variabel penentu dalam pencapaian kualitas kinerja organisasi dalam mewujudkan tujuan organisasi, yang harus disusun dengan memperhatikan berbagai macam aspek untuk menjamin kemudahan dalam pelaksanaan kinerja.
SOP sebagai suatu sistim, harus bersifat terdiri dari sub sistim sub sistim yang berkaitan atau tergantung antar sub sistim, yang terukur dan teratur yang bekerja pada masing2 sub sistim, yang membentuk satu kesatuan sistim kerja secara bulat atau keseluruhan menjadi suatu sistim.
Dengan demikian mengingat SOP sebagai suatu sistim, maka penyusunannya harus bersifat integralistik, holistik, menyeluruh, sebagai suatu satu kesatuan dari berbagai aspek yang harus diperhatikan, baik dari aspek SDM, anggaran, material atau barang, waktu, fungsi, kepentingan, tujuan, prinsip2, ketentuan atau hukum, teknologi, transparansi, kemasyarakatan dan lain-lain, juga aspek internal dan eksternal organisasi, sebagai sub sistim sub sistim yang merupakan satu kesatuan sebagai suatu sistim.
Sesuai perkembangan IPTEK, penyusunan SOP harus bersifat e - office, dengan menggunakan dan memanfaat aplikasi2 teknologi informasi, sehingga SOP bersifat efektif dan efisien dari aspek waktu, biaya, SDM, sarana dan prasarana, transparan, tidak tergantung oleh jarak dan waktu, yang menjadikan SOP bersifat memudahkan.
Mengingat adanya berbagai aspek yang dapat mempengaruhi SOP, maka SOP harus bersifat mudah dimengerti oleh pihak organisasi itu sendiri yakni SDM pelaksana tugas dan pihak pengguna atau pelanggan atas pelayanan berdasarkan SOP, sebagai pihak internal dan eksternal organisasi. Aspek kemudahan dimengerti dan dilaksanakan, baik oleh petugas SDM kinerja dan pelanggan atau pengguna layanan dari organisasi atas SOP, sebagai perwujudan dari filosofi pragmatisme, dari sisi kemanfaatan pihak internal dan eksternal organisasi. Meskipun demikian aspek tersebut tetap bersifat memperhatikan kualitas kinerja berupa suatu mutu atau brand organisasi yang merupakan cita idealitas organisasi sebagai perwujudan filosofi idealisme organisasi.
Aspek pragmatisme dan idealisme dari SOP, sebagai variabel sistim yang saling mempengaruhi, keduanya penting untuk diperhatikan, dimengerti, disinergikan dalam pelaksanaannya guna mendekatkan atau memperpendek jarak antara aspek pragmatisme dan idealisme, agar tidak terjadi gap antara das sein dengan das sollen.
Dengan demikian mengingat SOP harus bermuatan aspek nilai pragmatisme dan idealisme, untuk menjaga kemudahan kinerja dan mutu atau kualitas kinerja maka SOP bersifat sebagai penuntun atau pedoman kinerja sekaligus sebagai fungsi dari sistim kinerja.
Dari aspek fungsi SOP, SOP harus bersifat mempermudah kinerja, pada setiap tahapan kinerja, namun tetap harus memperhatikan kemungkinan aspek risiko yang bisa terjadi dalam pendekatan manajemen risiko. Oleh karena itu, pemahaman, penyusunan dan pelaksanaan SOP harus bersifat tidak membelenggu dalam aspek penerapannya bagi petugas SDM, melainkan SOP harus bersifat mempermudah, memberikan ruang gerak yang wajar bagi SDM untuk bekerja dan berekspresi dengan memberikan ruang dari segi waktu, biaya dan tenaga berdasarkan analisis akuntabilitas kinerja yang baik, berdasarkan perimbangan yang wajar antara bobot pekerjaan, tenaga, sistim kerja, sarana dan prasarana, anggaran, tuntutan masyarakat atau pengguna layanan. Disini aspek harmoni SOP menjadi sesuatu hal yang bersifat urgen atau penting, baik dari sisi internal organisasi maupun eksternal organisasi, yakni bagi petugas dan pengguna layanan organisasi.
Selain hal-hal tersebut diatas, penyusunan SOP harus memperhatikan aspek kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman, sehingga SOP bersifat komprehensif dalam teori SWOT, yang dapat menjadikan SOP bersifat harmoni dan sesuai realitasnya. Dengan demikian SOP harus bersifat seimbang dan proporsional dari aspek kekuatan, kelemahan, peluang dan ancamannya. Maka SOP tidak boleh bersifat mementingkan salah satu aspek dari aspek2 tersebut atau bersifat parsial, yang dapat berakibat negatif dalam pencapaian kualitas kinerja bahkan kemungkinan dapat menimbulkan disharmoni dalam pencapaian kualitas kinerja.
Suatu SOP yang bersifat harmoni atas berbagai aspek yang mempengaruhi, akan menjadikan SOP memiliki nilai dan bersifat dapat mendorong, memotivasi, menciptakan, membentuk dan memudahkan kinerja dan kondusifitas, produktivitas, efisiensi dan efektivitas kinerja sebagai prasyarat terwujudnya out put kinerja yang berkualitas. Dengan demikian SOP yang harmoni dan bermutu, akan mewujudkan kinerja yang berkualitas, dalam standar quality control yang ditetapkan, yang dapat menghindari atau memperkecil risiko yang kemungkinan akan terjadi akibat dari adanya kelalaian, kealpaan,kesalahan, baik dari prosedur maupun proses yang telah ditetapkan, yang bisa menghindarkan kemungkinan terjadinya mall administrasi dan kesalahan menurut hukum, sehingga SOP bersifat urgensif dalam peningkatan kualitas kinerja manajemen organisasi sekaligus bersifat menghindari kemungkinan risiko negatif yang terjadi, yang bersifat merugikan bagi organisasi.
Tulisan sebagai hadiah ulang tahun ananda Qurani Dewi Kusumawardani, Kandidat Doktor, pada FH UGM dan FH UPH Jakarta,
Denpasar, tgl 28 Oktober 2020,
Hormat
Dr. H. Suharjono, S.H., M.Hum.
